Comment gérer les congés d’été et organiser le travail pendant les vacances ?
En période estivale, il arrive souvent que les salariés souhaitent tous partir en vacances en même temps. Ce cas classique pose souvent quelques soucis en matière de gestion RH. Pallier aux absences de vos salariés pendant l’été n’est en effet pas une mince affaire. Entre la gestion des appels téléphoniques, les réponses aux sollicitations par mails, le traitement des dossiers en cours et les éventuelles difficultés qui peuvent survenir… Il est essentiel d’anticiper pour assurer une bonne gestion des vacances en été. Comment faire pour maintenir l’activité pendant les vacances et comment assurer une parfaite gestion des congés en été ? On vous dit tout.
L’impact des congés d’été sur l’organisation de l’entreprise
Quand arrive la période estivale, tous les managers et autres décideurs se posent la question de l’organisation de l’entreprise pendant cette période. En effet, les congés d’été ont un impact réel sur cette organisation, d’autant plus si les congés ont été mal distribués. Cela peut avoir une conséquence économique sur le chiffre d’affaires. Les services auprès des clients peuvent aussi s’en trouver ralentis, ce qui peut venir ternir l’image de l’entreprise. Sur le plan social, une mauvaise organisation des congés d’été et un manque d’anticipation peuvent perturber les salariés.
Anticipez en fixant un ordre de départ en congés
Pour vous permettre d’organiser l’activité de l’entreprise en fonction de l’effectif présent, il est indispensable de fixer un ordre de départ en vacances. Il en va de votre stratégie managériale. Au moins 2 mois avant l’arrivée de la période estivale, tenez votre équipe informée et anticipez sur la période de prise de congés. Les employés pourront ainsi s’organiser de leur côté, ce qui vous évitera des problèmes de gestion des vacances d’été par la suite. Tenez compte de la situation familiale de chacun et des disponibilités de congés des conjoints.
Un bon réflexe à avoir : récupérer le solde des congés de tous les salariés en début d’année auprès des services RH. Ceux qui ont beaucoup de jours à solder doivent être prioritaires puisqu’il vaut mieux éviter le report de congés d’une année sur l’autre. N’oubliez pas non plus de demander l’avis préalable des délégués du personnel.
Organisez une permanence
Si l’entreprise ne ferme pas pendant l’été, il vous faut prévoir une permanence avec un effectif réduit. Il est donc nécessaire de trouver des solutions adaptées pour organiser différemment l’activité en interne. Plusieurs possibilités s’offrent alors à vous afin d’assurer la bonne gestion des vacances en été. Demandez à vos collaborateurs de tenir au courant leurs contacts professionnels de leur absence et de leur date de retour dans l’entreprise. L’envoi d’un mail est le plus judicieux. Au préalable, pensez à organiser une réunion avec vos salariés afin de faire un bilan sur l’activité et des dossiers en cours qu’il faudra traiter pendant la période estivale. Vous pouvez également en profiter pour recruter des collaborateurs en contrats à durée déterminée ou des intérimaires.
